Canal de denuncias
QUÉ ES EL CANAL DE INFRACCIONES (TAMBIÉN DENOMINADO SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN)
ALCONZA ha aprobado un Sistema interno de información que cumple con los requisitos establecidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley 2/2023”).
Este Sistema es un conjunto de herramientas y procedimientos que tienen como finalidad facilitar la detección y gestión de posibles infracciones (con las salvedades que se expondrán) dentro de ALCONZA.
QUIÉN ES LA PERSONA RESPONSABLE DEL SISTEMA
La Dirección de ALCONZA, máxima responsable de la supervisión del cumplimiento normativo ha designado a Enrique Avendaño Amorebieta como la persona responsable de la gestión del Sistema (en adelante, la persona “Responsable del Sistema”).
QUÉ ES EL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN
Se ha habilitado un Canal interno de información para que se puedan comunicar informaciones que se refieran a determinadas infracciones o incumplimientos (tal y como se definen en el siguiente apartado).
CÓMO SE COMUNICA UNA PRESUNTA INFRACCIÓN
Las presuntas Infracciones podrán comunicarse de varias maneras:
Por escrito:
Por medio de la dirección de correo electrónico canaldedenuncias@alconza.com o dirigiendo una misiva a la dirección postal Arana bidea,13–48640 Berango – Bizkaia a la atención, a la atención de la Responsable del Sistema.
Comunicación verbal:
Llamando al número de teléfono 946 680 000 y preguntando por el Responsable del Sistema. Además, la persona informante podrá solicitar una reunión (presencial o telemática) para proporcionar información (la reunión deberá mantenerse en el plazo máximo de 7 días desde la solicitud). Estas reuniones se documentarán mediante la grabación segura, confidencial, duradera y accesible de la conversación, o (una transcripción detallada de la conversación que se valide por la persona informante.
Si la supuesta Infracción se refiriera a hechos o circunstancias en las que hubiere intervenido la Responsable del Sistema, la información podrá ser remitida a la persona responsable de Dirección de Administración, que asumirá entonces, provisionalmente y a los solos efectos de la gestión de esa información, las funciones de Responsable del Sistema.
QUÉ SE PUEDE INFORMAR A TRAVÉS DEL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN
Se puede comunicar cualquier información obtenida lícitamente en el marco de una actividad laboral o profesional en o con ALCONZA que se refiera a alguna o algunas de las siguientes acciones u omisiones (en adelante, las “Infracciones”):
- Conductas u acciones inmorales o ilegales en el desempeño del trabajo. La comisión de una conducta que pueda infringir la normativa de riesgos laborales comprometiendo la seguridad y salud en el trabajo, o que constituyan infracción de las disposiciones laborales, procedimientos o códigos éticos de ALCONZA.
- Gestión inadecuada o lucrativa de los recursos materiales. Los conflictos de intereses, el uso de activos ALCONZA. para fines propios o la inadecuada gestión o manejo de los recursos.
- Robos: Cualquier tipo de robo, hurto o sustracción de bienes personales.
- Acoso laboral o sexual. Cualquier tipo de abuso de poder y acoso (laboral, sexual o de otra índole) mediante la intimidación, amenaza oral, escrita o física.
- Tratos discriminatorios o tráfico de influencias. Mobing (diferencia de trato de un empleado respecto de sus compañeros por razones no relacionadas con el desempeño laboral), tráfico de influencias o aprovechamiento indebido de información.
- Mal uso de información clasificada.
- Fraudes y corrupción. Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, como estafa, fraude fiscal, blanqueo de capitales o cualquier otro tipo de corrupción
QUIÉN PUEDE UTILIZAR EL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN
Cualquier persona miembro de ALCONZA BERANGO, entendiendo como tal todas las personas profesionalmente relacionadas con la empresa, ya sea por ser trabajadoras (cualquiera que fuera el régimen, incluido personal en prácticas), ya sea por ser accionistas, directivas o miembros del Consejo de Administración, así como aspirantes en procesos de selección, becarios/as, personal en prácticas, jubilados, etc. pueden transmitir información sobre presuntas Infracciones, directamente o representados.
También podrán hacerlo terceros externos como autónomos, empresas proveedoras, contratistas y subcontratistas (y las personas trabajadoras de éstas), pudiendo por tanto comunicar las Infracciones señaladas, con plena sujeción a sus requisitos y procedimiento.
CONFIDENCIALIDAD Y POSIBILIDAD DE REALIZAR COMUNICACIONES ANÓNIMAS
En cualquiera de los supuestos señalados anteriormente, el informante puede optar por mantener el anonimato (no revelar su identidad) o identificarse. En este último caso, se garantizará su confidencialidad con pleno cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 2/2023 y en la normativa de protección de datos personales.
La persona informante tendrá derecho a conocer el estado de la tramitación de su comunicación y los resultados de la investigación (con obligación de confidencialidad), excepto en casos en que hubiere renunciado expresamente a recibir comunicaciones o se pueda comprometer la confidencialidad o el buen fin de la investigación. Para ello, deberá facilitar una dirección de correo electrónico u otro medio de comunicación y adquirir el compromiso de preservar la confidencialidad del contenido de las notificaciones recibidas.
QUÉ INFORMACIÓN DEBE FACILITARSE AL REALIZAR UNA COMUNICACIÓN
Para analizar la verosimilitud provisional de la información, la persona informante deberá proporcionar la mayor cantidad de datos posible sobre la presunta Infracción, incluyendo:
- Una descripción básica de los hechos. ¿Qué presunta infracción se ha podido cometer y cómo?
- Las fechas (aproximadas) en las que se cometió. ¿Cuándo?
- Las personas sospechosas de haber cometido la infracción, participantes en la misma y otras posibles conocedoras. ¿Quienes?
- Los documentos, audios, videos, datos o cualesquiera otras fuentes de información (sean en papel o en soporte informático) que pueden ser utilizados para corroborar o aclarar la presunta infracción. ¿Con que pruebas o indicios se cuenta?
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS INFORMACIONES RECIBIDAS
Acuse de recibo y solicitud de ampliación de la información: La persona informante que hubiere comunicado una información por escrito recibirá un acuse de recibo dentro de los 7 días naturales posteriores a la recepción de la información por parte de la Responsable del Sistema (salvo que la persona informante hubiere declinado recibir información o hubiere realizado una comunicación anónima sin indicar ningún medio de contacto).
Cuando la Responsable del Sistema considere que la información recibida es total o parcialmente confusa o insuficiente, podrá solicitar a la informante que se hubiere identificado (o proporcionado medio de comunicación) las ampliaciones o aclaraciones correspondientes.
Análisis preliminar de la información: La persona responsable del Sistema realizará un análisis preliminar de la información y tomará alguna de las siguientes decisiones:
- Inadmitir la comunicación:
Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
- Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de Infracción o, aun cuando puedan serlo, no se haya aportado prueba o principio de prueba alguno que pudieran corroborarlos mínimamente.
- Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio de la Responsable del Sistema, indicios racionales de haberse obtenido ilícitamente la información o las pruebas o principios de prueba aportadas.
- Cuando la comunicación no presente nueva información significativa sobre una Infracción ya reportada y cerrada, que es ya de público conocimiento o respecto del que la Responsable del Sistema ya tuviera conocimiento previo y no hubiere considerado que existiera infracción (a menos que existan nuevas circunstancias y pruebas o principios de prueba relevantes que lo justifiquen).
- Iniciar la investigación:
Investigación: Se practicarán las diligencias que se estimen oportunas para el esclarecimiento de los hechos y para la averiguación de las personas presuntamente responsables.
Si el buen fin de la investigación lo permite, se informará de los hechos a la persona o personas afectadas, brindándoles la oportunidad de realizar alegaciones. En todo caso, la identidad del informante se mantendrá en secreto y no podrá ser revelada a la persona o personas afectadas.
Una vez finalizadas todas las diligencias de investigación, la Responsable del Sistema elaborará un informe final donde especificará las conclusiones extraídas y su valoración de los hechos relatados. Podrá proponer dos posibles acciones:
- Archivo del procedimiento, si estimase que el hecho no es constitutivo de Infracción, que no aparece suficientemente justificada su perpetración o que no se ha acreditado autor conocido.
- Propuesta de continuación del procedimiento, si considerase que de las diligencias practicadas convergen indicios racionales de que se han podido cometer alguna Infracción por parte la persona o personas afectadas.
En este caso, podrá proponer, según los casos: la interposición de denuncia penal ante la Fiscalía Provincial o Juzgado correspondiente; la presentación de denuncia administrativa ante la autoridad correspondiente; y/o la adopción de medidas correctoras.
Decisión final: La Responsable del Sistema- remitirá el informe final al órgano de administración o a Dirección Gerencia, para que decidan si archivan el expediente o si acuerdan alguna o todas las propuestas formuladas por la Responsable del Sistema.
Con carácter general, esta decisión deberá tomarse en el plazo máximo de 3 meses desde el acuse de recibo de la comunicación (si no se ha enviado un acuse de recibo -por ser una comunicación anónima, por ejemplo-, el plazo comenzará a partir del transcurso de 7 días naturales tras la recepción de la comunicación). Sin embargo, el plazo podrá ampliarse en otros 3 meses si la investigación fuera compleja.
PROTECCIÓN DE LA PERSONA INFORMANTE FRENTE A REPRESALIAS
ALCONZA garantizará la protección de la persona informante de buena fe frente a posibles represalias por parte de la organización o de terceros. Por represalias se entiende no solo las que tuvieren un contenido disciplinario, sino las restricciones en la promoción interna, en el acceso a la formación, a las medidas de conciliación, etc.
No obstante, se exigen ciertos requisitos para que se otorgue dicha protección:
- Que la información proporcionada sea veraz o que la persona informante tenga una justificación razonable y objetiva para creer en su veracidad en el momento de la comunicación. Además, la información no debe haber sido obtenida ilegalmente, ni puede ser de conocimiento ya público o basarse en meros rumores o suposiciones.
La Ley 2/2023 establece que informar intencionalmente información falsa es considerado una falta muy grave, lo que puede acarrear sanciones económicas de entre 30.001 y 300.000 euros. Además, esta conducta de facilitar información falsa podrá ser sancionada disciplinariamente por parte de Alconza.
Si la Responsable del Sistema considera que una comunicación puede ser falsa o estar basada en la mala fe, informará al órgano de administración o a Dirección Gerencia para que se tomen o inicien las medidas correspondientes.
- Debe tratarse de una supuesta Infracción, tal y como se ha definido dicho término anteriormente.
- La persona informante debe haber seguido el procedimiento establecido para la comunicación de la información.
Berango, Marzo de 2024
Dirección General de Alconza Berango SL